人工智能的高速发展，对档案利用工作提出了新要求，既往过度强调保密工作在一定程度上阻碍了档案的开发利用，导致政务工作不透明、社会公众信任降低等问题。在做好保密工作的前提下，应当通过大数据等技术手段提高档案的可访问性，最大程度上发挥各类档案的效能，实现其为社会主义建设服务的功能。本文首先介绍了人工智能背景下改进档案开放利用工作的必要性，根据档案利用理论，指出在强调保密工作的同时，存在忽视档案透明度提升的问题；接着本文指出了档案利用与保密工作之间的矛盾、档案公开过程中的技术壁垒和利用者主观能动性受到限制三个问题；最后从正确处理利用工作与保密工作的关系、突破档案利用的技术屏障和提升档案利用过程中的主观能动性三方面提出档案利用工作的建议。

一、做好档案利用工作的必要性

人工智能背景下做好档案利用工作是档案转型时期的必然要求。《中华人民共和国档案法》第四条规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。档案工作的根本目的是便于利用。以加拿大、澳大利亚为代表的国家正在构建档案利用服务社会化体系。第二十六届北欧档案日会议上发表了《档案馆的重要性史无前例》联合声明，倡导关注档案馆的重要性，强调档案在透明度提升、洞察力增强、知识研究、社会公平、行政管理等方面发挥着重要作用。档案的重要性日益凸显，进一步改进档案利用是人工智能发展的必然要求。1961年9月，吴宝康教授的《关于档案工作矛盾问题的探讨——学习毛泽东同志的<矛盾论>笔记》一文中，指出档案文件收藏和供用之间的矛盾是档案工作的基本矛盾，档案利用是档案工作诸环节中的主要环节。这一论述对我国档案利用理论的形成发挥了关键作用。根据档案利用理论，档案利用是中心和目的，符合我国档案工作发展的客观规律。从档案本身来看，其提供参考的基本作用和价值需要通过开发和利用来增强和提高。从政府的角度来看，档案利用透明度提升有助于增进社会信任。人工智能带来的技术革新，对档案利用工作提出了新的要求，档案开放利用是政务公开的一部分，对于增进社会公众的信任具有重要作用。

      人工智能为档案的开放利用提供了新的技术和手段。人工智能技术的发展，为此前档案公开利用过程中遇到的保密问题提供了新的解决思路，提升了档案服务公众研究和利用的水平，实现了法律规定的档案保密性和公众获取档案信息的基本权利之间的平衡。例如，瑞士联邦档案馆近期公布了其在线访问服务的新版本，通过人工智能技术，使用户可以用合法的方式对先前处在封闭期的140万个档案元数据进行访问，实现了敏感元数据的自动匿名化，这种做法在确保保密性的基础上扩大了档案的开放利用。信息化和数字技术的发展，为档案利用服务社会搭建了桥梁。  

      二、档案利用工作面临的挑战

技术的革新对档案利用工作提出了新的要求。当前档案工作在做好保密工作和开放利用之间还存在一定缺陷。现有的技术未能完全满足档案保密的要求，这阻碍了档案利用服务社会的进程。此外，科技的发展尚未形成取代档案工作者的条件，在档案开放利用的过程中，利用者的主观能动性仍然发挥着重要作用。

      1.档案保密工作与档案开放利用的矛盾

档案涉及的国家或者机构的一些活动内容具有一定时间和空间限制上的不可公开性，决定了档案内容的保密性的特点。档案保密工作非常重要，但是现行的保密制度还存在一定的漏洞，保密制度不健全，存在档案的保密内容、保密时间的界限不清晰等问题。过分强调档案的保密性会对档案的充分利用造成一定限制，过度依赖保密工作会造成政务工作不透明、社会公众信任度降低等问题。档案的价值在于利用，档案开放是为了保障公民的基本权利，确保档案的保密性的基础上，最终是为了更合理、安全地利用档案，发挥档案向社会开放和服务的责任。

2.档案开放利用存在现实的技术壁垒

档案的开放利用是提升政府服务职能的必然要求，但是目前档案保密管理存在一定的技术漏洞，其依托传统的技术或人工手段，已经不能满足档案开放的保密要求。传统的技术不能实现对档案进行分级分层设置密级，因此无法对档案进行不同程度的利用，这就使得一部分档案只能“束之高阁”，无法发挥其应有的社会价值。现有的技术方法在涉密档案利用过程中无法确保档案的安全，存在涉密档案原件丢失无法找回、磨损造成使用价值降低等问题。

3.档案利用者的主观能动性未充分发挥

在现有的可访问档案的基础上，档案利用者的主观能动性不强，使得档案的可访问性大打折扣。以青岛市档案馆档案利用处一个月的档案查询为例，查档群体中约半数以上为50岁以上的中老年人，这类群体在查档过程中存在电脑操作使用不熟练的问题，需要工作人员一一指导，部分查档者还会提出多次重复指导的要求，这种情况会降低档案服务的效率，阻碍为其他利用者查档的正常进度，对档案的利用造成了主观层面的障碍。技术的更新是实现档案充分利用的客观条件，同时也需要档案利用的各主体充分发挥主观能动性，辅之提升档案的可访问性。

三、改进档案利用工作的建议

面对人工智能背景下档案利用与保密工作之间的矛盾、技术壁垒等问题，需要平衡好档案保密工作和开放利用之间的关系，利用技术手段打破提高档案开放利用的技术壁垒，充分发挥利用者的主观能动性，促进档案的开发利用与服务社会相适应。

1.正确处理档案利用与保密工作的关系

必须明确档案开放利用与做好保密工作是不矛盾的，保密工作是档案利用的重要基础和必要前提，提升档案开放利用是对做好保密工作的完善和深入探索。因此，在权衡好档案利用工作和保密工作的前提下，要打破传统的过度依赖保密工作的观念，在严格落实好保密工作的基础上，实现档案开放利用有限制地提高，进一步提升档案在个体层面和社会层面的利用价值，发挥档案应有的社会职能。在档案利用工作中，首先要确保保密工作做好，加强保密意识，健全保密制度。首先是加强保密意识，对档案工作人员进行档案保密相关工作的培训，不论是档案工作者还是利用者，都应该时刻谨记安全保密意识，在档案利用过程中，切实加强对档案资源的保护。在接待利用者时，注意做好保密措施，例如在窗口设置利用者和档案工作者之间的界限，防止档案遗失、被错拿等情况发生。其次是健全档案保密管理制度，进一步加强保密系统建设，从档案利用各环节切入，做好登记、查询、借阅等工作，落实到位，确保档案不丢失。

2.利用技术手段从从时间和空间上拓展档案利用的广度和深度

信息化和数字技术的发展为档案利用提供了新的方式和方法，创造了新的发展机遇。要把创新始终贯穿在档案利用的过程中，落实在档案资源开发和利用的新发展格局中，构建创新的开发利用模式，以服务人民、服务社会、服务国家的理念推进档案事业的发展。创建精准利用模式，健全档案查询利用制度。在硬件设施上，逐步实现档案管理设备的专门化、专业化，为档案利用建设好硬件基础；在软件开发上，规划好档案信息资源的数据库建设，落实好利用标准和规范。利用技术手段对档案进行分级分层保密处理，在档案利用过程中健全分密级开放利用制度。完善档案线上查询系统，对不同密级的档案进行分类管理、分级查询，促使利用者利用档案更加便捷。加强交流与合作，在做好保密工作的前提下，积极与国内外技术先进的档案馆进行经验交流和分享，最大程度上实现档案的利用服务社会的功效。

3.调动档案利用者的主观能动性

充分发挥档案利用服务中各主体的主观能动性，不断提高档案利用服务的效率和质量，尽可能为档案利用者提供便利。档案馆在做好技术革新的基础上，应重视档案利用者的主观能动性，打破阻碍利用者在查询、利用档案过程中的方式方法上的困难，充分发挥教育对利用者的指导作用。具体而言，可以张贴指导标语，例如在查档电脑设备上贴上操作步骤指引，或者以书签、小册子的形式说明操作步骤和查档过程中常遇见的技术问题，包括电脑开机密码、客户端名称、用户名如何选择、如何申请打印等。通过教育引导的方式，减少重复性工作造成的档案利用问题。

人工智能的发展对做好档案利用工作提出了新的要求，档案利用与人工智能相适应有助于促进档案事业现代化发展。本文依据档案利用理论，指出了在档案开放利用与保密之间的矛盾、档案公开过程中的技术壁垒和利用者主观能动性受到限制三个问题。本文也提出了改进档案利用的措施和建议，平衡好档案保密与利用间的关系，确保公众的基本权利得到保障，更好地发挥档案在提升透明度、增进公民信任、促进再利用以及产出新的研究成果等服务社会方面的效用。

作者:  朱 琳   青岛市档案馆人事处 四级主任科员

来源:  论文集《青春飞扬——山东档案工作实录》